Электронная подпись для ип. Электронная подпись для ип Как это работает

В сервисе "Електронний кабінет" была размещеная подробная инструкция, где подробно написано как отправлять отчетность.

Общая информация

Меню "Введення звітності" дает пользователю электронного кабинета следующие возможности:

создавать, редактировать, подписывать и отправлять в налоговую, пенсионную и статистическую отчетность в ДФС, Пенсионный фонд Украины (ПФУ) и органы статистики.

Так выглядит информация, которая загружается по нажатию на это меню:

Верхняя панель навигации в окне Ввода отчетности позволяет ограничить отчетность по типам:

Все отчеты
Прибыль J(F)01;
НДС и Акцизный сбор J(F)02;
Местные платежи J(F)03;
Другие платежи J(F)05;
Ресурсные платежи J(F)06;
Валютные платежи J(F)07;
Рентные платежи J(F)08;
Региональные отчеты J(F)11;
Запросы и справки J(F)13;
Единый взнос на общеобязательное социальное страхование J(F)30;
Финансовая отчетность S01;
Финансовая отчетность (справки) S02;
Финансовая отчетность (запросы) S03.

Также верхняя панель навигации окна Ввода отчетности позволяет создать и удалить отчеты.

Важная информация! Те плательщики, у которых не было заключенного договора о признании электронных документов до 01 января 2018 года и плательщики, срок действия сертификата директора закончился после 01 января 2018 года (в таком случае договор прекращает действие автоматически должны подписать и отправить заявление - присоединение к договору:

форма J1392001 для юридических лиц
форма F1392001 для физических лиц.

Эти формы находятся также в разделе "Введення звітності" , в группе отчетов J(F)13 Заявления. Если не отправить такое заявление, то не получится подавать отчетность в электронном как в сервисе "Електронний кабінет" так и в других программах или сервисах в полном объеме.

Без заявления или договора можно будет создавать и отправлять только:

Все отчеты из группы J(F)30 «Единый взнос на общеобязательное социальное страхование»
Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов (форма J1392001 для юридических лиц и форма F1392001 для физических лиц из группы отчетов «J(F)13 Заявления»)
Уведомление о предоставлении информации по электронной цифровой подписи (форма S1391101 из группы «S13 Финансовая отчетность, запросы»)
Налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах граждан (форма F0100210 из группы «F01 Прибыль»)

Обратите внимание, что предпосылкой для подачи финотчетности из раздела S01 является "Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису" найти которое можно в группе «S13 Фінансова звітність, запити» (форма S1391101). Если создать, подписать и отправлить этот документ, он будет передан автоматически в Статистику. Результаты обработки будут находиться вместе с остальными квитанциями в электронном кабинете:

По умолчанию пользователь получает перечень всех отчетов, представленных с помощью электронного кабинета в соответствующем отчетном периоде. Отчетный период (месяц, квартал или год) выбирается с помощью двух параметров - годома и месяца. Так, выбранный период Год (например 2017) и период Месяц (декабрь) значит, что для просмотра и создания доступна ежемесячная отчетность за декабрь 2017 года, квартальная за четвертый квартал 2017 года и годовая по 2017 год. Изменив период Год (2018) период месяц (Январь) пользователь получит возможность создавать и просматривать отчетность за январь 2018 года.

Опишем более деталько как создавать, заполнять, подписывать и отправлять отчетность через сервис "Электронный кабинет" на примере работы с заявлением о присоединении к договору о признании электронных документов:

В панели навигации режима Введення звітності выбираем тип формы «J(F)13 Запросы» и добавляем документ кнопкой "Створити ".

Нужный документ (форма J1392001 для примера) выбираем двойным кликом левой клавишей мыши.

Из списка документов выбираем необходимый и выбираем двойным нажатием левой клавиши мыши:

В следующем окне нужно выбрать нужный территориальный орган ДФС (место основной регистрации по умолчанию) с помощью полей Регіон и Район и кликнуть по кнопке "Створити" .

Заполняем форму "Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів"

Пример формы на рисунке ниже (кликните, чтобы увеличить).

Большая часть формы будет заполнена автоматически. Документ можно проверить с помощью кнопки "Перевірити". В результате появятся поля, подсвеченные красным цветом, если они требуют заполнения и не заполнены. Реквизиты публичного договора о признании электронного документа можно проверить в режиме Договор о признании электронных документов открытой части электронного кабинета. В этом режиме опубликовано договоры о признании электронного документа всех территориальных отделений органов ДФС.

Документ не обязательно заполнять сразу же, можно прерваться, сохранив форму с помощью кнопки "Зберегти чернетку", а затем вернуться к редактированию.

Также форму можно выгрузить в формат XML с помощью кнопки "Скачати" или же загрузить в сервис из файла XML с помощью кнопки "Завантажити".

В этом примере правильно заполнены все поля, кроме "Що діє на підставі ". Для большинства юрлиц будет верно написать в это поле фразу "Статуту". Документ заполнен, теперь его нужно подписать с помощью кнопки "Підписати і надіслати ". В окне для подписания нужно выбрать ключ ЭЦП руководителя, затем считать его кнопкой "Зчитати ", после чего нажать для подписания кнопку "Підписати ".

Если в настройках вы указали опцию "підпис печаткою", в таком случае считывание ключа нужно будет повторить и для печати.

Важно! Если вы отослали отчет, а зачем удалили его в режиме Введення звітності, то он отозван не будет. Вы сможете увидеть его в режиме "Перегляд поданої звітності ".

Просмотр поданной отчетности

Меню Перегляд поданої звітності создано для того, чтобы у пользователя была возможность посмотреть ранее отправленную пенсионную, налоговую и статистическую отчетность в ДФС. При этом будут показаны все отчеты, в независимости от способа, которым они были поданы. Т.е вы увидите даже "бумажные" отчеты. По умолчанию отображаются все отчеты, представленные в нужном отчетном периоде.

Отчетный период может быть: год, квартал, месяц и задается параметрами год и месяц. Если вы установили "Рік" - 2017, а в периоде "Місяць" - грудень, то будет отображаться годовая отчетность за 2017 год, квартальная за последний квартал года и месячная за декабрь. Чтобы просмотреть отчетность за другой промежуток времени, измените год и период.

Сразу пользователь видит все типы отчета, но их можно отфильтровать в верхней панели навигации по типам:

J01 Прибыль;
J02 НДС и Акцизный сбор;
J03 Местные платежи;
J05 Другие платежи;
J06 Ресурсные платежи;
J07 Валютные платежи;
J08 Рентные платежи;
J11 Региональные отчеты;
J13 Запросы и справки;
J30 Единый взнос на общеобязательное социальное страхование;
S01 Финансовая отчетность;
S02 Финансовая отчетность (справки); S03 Финансовая отчетность (запросы).

Чтобы посмотреть все отчеты за определенный год, нужно выбрать нужный год и значение "Всі" в поле фильтре выбора месяца. Чтобы посмотреть определенный отчет, кликните по нему левой кнопкой мыши. После чего, будет создан файл pdf со всеми приложениями.

Отчет 4-фонд на 2019 год обновлен. Так, в титульной части отчета исключена позиция «ОКПО». В разделе II сумма выплат, на которую начисляются взносы, указывается теперь только с начала отчетного года, данные за отчетный квартал не отражают. Не требуется указывать итоговые данные за квартал и в разделе III. В отдельную таблицу вынесены сведения о задолженности на начало и конец отчетного периода.

Справочная информация (раздел V) дополнена строкой «Сведения о применении гибких систем оплаты труда». Заполняется она коммерческими организациями по итогам года.

В связи с этими новшествами сдать отчет 4-фонд за I квартал 2019 года в электронном виде необходимо в новой версии 7.0. Это значит, что программу «Отчет 4-Фонд» надо обновить .

Для этого заходим на корпоративный портал ФСЗН и проходим авторизацию.

Обратим внимание, что с марта 2019 года в опытной эксплуатации находится новая версия портала ФСЗН (портал Фонда 2.0). Она доступна по следующему адресу . Здесь тоже можно скачать отчет 4-фонд.

Загруженный Excel-файл «Отчет 4-Фонд» содержит три листа:

— «Форма N 4-Фонд». Это собственно отчет;

— «Настройки». Здесь содержатся общие сведения о плательщике, которые имеются в ФСЗН (наименование плательщика, его регистрационный номер, дата окончательного расчета, размер страховых взносов и др.), и другие настройки программы;

Согласно этой инструкции работа с электронной формой отчета 4-фонд состоит из шагов.

1. Включаем макросы.

2. Открываем скачанный Excel-файл «Отчет 4-Фонд». В окне «Настройки» указываем номер отчета и другие незаполненные поля. При этом поля «Электронный адрес (www. e-mail)», «Гибкие системы оплаты труда» и сроки выплаты заработной платы за первую и вторую половины месяца необязательны для заполнения. Повторим, что строку «Сведения о применении гибких систем оплаты труда» заполняют коммерческие организации по итогам года. Затем нажимаем на кнопку «Сохранить» и выбираем отчетный квартал в открывшемся окне «Отчет 4-Фонд. Версия 7.0».

Поскольку версию 7.0 мы скачали сейчас (после представления отчета за IV квартал 2018 года), в качестве отчетного будет настроен I квартал 2019 года. В последующем для перехода на следующий квартал необходимо в базе сохраненных отчетов закрывать отчеты за предыдущие кварталы.

3. С помощью кнопки «Ввод и редактирование данных» переходим на лист «Отчет 4-Фонд» и заполняем данные отчета. Основанием для заполнения являются документы бухучета. При этом все суммы указываются в рублях и копейках <*> . Среднесписочная численность застрахованных работников (строки 01 и 02) указывается в целых числах. Среднюю численность работников (строка 03) можно указывать с десятыми долями. Но эта строка заполняется только в отчете за январь — декабрь и только теми плательщиками, которые уплачивают взносы ежеквартально.

4. Проверяем корректность данных: лист «Настройки» — Сохранить — Проверка корректности данных. Если есть ошибки, исправляем их, если выдано предупреждение, удостоверяемся в правильности данных и либо корректируем данные, либо продолжаем работу.

5. Сохраняем отчет в формате XML-файла (кнопка «Сохранить отчет в файл и базу отчетов»).

6. Подписываем отчет электронной цифровой подписью (при ее наличии). После подписи файл с отчетом будет иметь расширение sgn.

Отчет, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), можно передать в органы ФСЗН через портал. Без такой подписи отчет подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.

Напомним, что плательщики, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год составила 10 человек и более, представляют отчет только в виде электронного документа (т.е. с ЭЦП). А остальные плательщики по своему желанию могут сдавать бумажный вариант отчета или в виде электронного документа <*> .

Вас тоже напрягает процесс сдачи отчетности? Ожидание очередей, отсутствие нужных сотрудников или грустное «у нас программа не работает». Удаленная передача данных удобный и современный способ дистанционно отправлять документы в разные организации. Но для этого нужно получить электронную подпись для ИП. Можно ли получить ее бесплатно через госуслуги? Подойдет ли ЭЦП для сдачи отчетности в налоговую инспекцию?

ЭЦП: краткая характеристика и преимущества

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой аналог ручной подписи. Состоит из электронных цифровых символов, которые содержат всю необходимую информацию про обладателя. Подтверждают достоверность предоставленного документа, придают ему юридическую значимость.

Вопросы, которые касаются электронной цифровой подписи, регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ. Какие преимущества получает владелец:

возможность дистанционно сдавать налоговую отчетность;
участие в Госзакупках;
участие в торгах (Сбербанк-АСТ, ОТС);
снижение затрат на отправку документов, а также рисков ведения электронного документооборота;
экономия времени, которое тратится на оформление;
возможность отправлять документы в другую страну;
сохранение юридической силы.

Цифровую подпись подделать сложно, так как для каждого человека генерируется персональный ключ, который позволяет расшифровать информацию. Благодаря современным технологиям документ надежно защищен.

Как это работает

Весь принцип работы ЭЦП можно разделить на несколько этапов:

Формируется файл, который нужно отправить.
Документ подписывается закрытым ключом. После этого никакие изменения внести нельзя. Нарушение легко обнаруживается при помощи сертификата.
Программа шифрует документ и отправляет адресату.
Получатель расшифровывает файл закрытым ключом. Автоматически проверяется ЭЦП плательщика: была ли нарушена целостность документа, является ли отправитель истинным владельцем ЭЦП и т. д.
После проверки получателю приходит зашифрованный документ, который он может открыть своим ключом.

При наличии ЭЦП индивидуальный предприниматель может сдавать отчетность, например, в налоговую инспекцию. Однако получить такую электронную подпись бесплатно не получится. Для ее получения необходимо обратить в удостоверяющий центр где генерации подписи для ИП. Такие услуги имеют стоимость. Однако если требуется получить электронную подпись ИП для доступа в личный кабинет налогоплательщика, то это можно сделать бесплатно. Просто обратитесь в любую ИФНС и вам выдадут логин и пароль.

Получение ЭЦП

В первую очередь, надо определиться с видом электронной подписи, который вам нужен. Согласно п. 5 ст. №63-ФЗ, существует простая и усиленная подпись. В свою очередь, усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Вид ЭЦП	Краткая характеристика	Где применяется
Простая	Подтверждает факт, что у вас есть персональная электронная подпись при помощи кодов, паролей.	Банковские операции, получение госуслуг, подпись документов во внутрикорпоративном электронном документообороте
Усиленная неквалифицированная	Позволяет идентифицировать владельца, обнаружить попытки внести изменения после подписания.	Участие в госзакупках по 44-ФЗ, может использоваться для внутреннего и внешнего электронного документооборота
Усиленная квалифицированная	Регламентированный государством вид подписи. Обладает такими же характеристиками, как и предыдущая. Разница заключается в том, что ключ указывается на сертификате и обеспечивается дополнительная защита при создании и проверки ЭЦП	Сдача отчетности в контролирующие органы, участие в электронных торгах, отправка документов в ФНС, ведение электронного документооборота с контрагентами

Когда вы определились с видом, возникает вопрос о том, как получить ЭЦП для ИП. Что вам нужно будет сделать:

Подать заявление в удостоверяющий центр.
Дождаться приглашения от организации, которая рассмотрит вашу заявку.
Прийти лично в удостоверяющий центр и предъявить пакет документов.

Для получения понадобится:

паспорт или заверенная ксерокопия (можете предъявить иной документ);
оригиналы СНИЛС и ИНН.

Помните : если оформлением ЭЦП для ИП занимается представитель, оформляется доверенность (нотариально заверенная).

Если вам нужна квалифицированная подпись, обращайтесь в аккредитированный удостоверяющий центр. Список организаций публикуется на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”.

Во сколько обойдется оформление?

Теперь вы знаете, как получить электронную подпись для ИП. Но платная ли эта услуга? Ответ на вопрос зависит от вида предоставляемой подписи. Если вам достаточно иметь простую ЭЦП, которая позволит получать необходимую информацию с сайта Госуслуг, то оплаты не потребуется.

Отметим основные моменты, которые нужно учитывать при заполнении отчета 4-фонд за 2019 год.

Не всех работников надо учитывать при определении их численности.

В отчете 4-фонд предусмотрены строки, в которых отражается информация о численности работников: строка 01 «Среднесписочная численность застрахованных работников» и строка 03 «Средняя численность работников».

При подсчете среднесписочной численности застрахованных работников (строка 01) внешние совместители и лица, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД), не учитываются <*> .

Для показателя строки 01 некоторые из работников учитываются не как целая единица, а пропорционально отработанному времени <*> .

Строку 03 «Средняя численность работников » заполняют только плательщики из числа коммерческих организаций, которые имеют право на уплату взносов ежеквартально, и только в отчете за январь — декабрь <*> . Этот показатель определяется как сумма списочной численности работников в среднем за год (за исключением работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до трех месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), средней численности внешних совместителей и средней численности лиц, выполнявших работы по ГПД <*> .

При заполнении строки 03 отчета 4-фонд <*> :

— внешний совместитель учитывается в средней численности внешних совместителей пропорционально отработанному времени;

— внутренний совместитель включается в списочную численность работников как один человек;

— гражданин, работающий по ГПД, учитывается в средней численности таких лиц как целая единица в течение всего срока действия договора.

Обратим внимание, что показатель строки 03 отчета 4-фонд за январь — декабрь прошлого года является основанием применения поквартальной уплаты взносов в текущем году <*> .

Отражаются только те выплаты, на которые начислены взносы.

В строке 04 отчета 4-фонд отражают объект для начисления взносов , который сформировался в отчетном периоде. В эту строку включают выплаты не только в денежном, но и в натуральном выражении . Учитываются и вознаграждения гражданам, выполнявшим работу по ГПД (несмотря на то, что в среднесписочную численность работников указанные граждане не включаются).

Не отражаются выплаты , поименованные в Перечне выплат, на которые не начисляются взносы. Помним, что законодательством установлен максимальный размер объекта для начисления взносов за месяц по каждому работающему . В общем случае она не должна превышать пятикратную величину средней заработной платы работников в республике за предшествующий месяц <*> .

«Переходящие выплаты» — ориентируемся на бухучет.

Данные в отчете 4-фонд заполняются на основании документов бухгалтерского учета. Источником информации о начисленных взносах и расходах на выплаты пособий является счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» <*> .

В случае «переходящих» отпускных можно перечислить взносы со всей суммы начисленных отпускных по сроку уплаты взносов. Вместе с тем не является нарушением перечисление взносов, исчисленных только с той части, которая приходится на истекший месяц по сроку их уплаты <*> . Поэтому в отчете 4-фонд взносы отражаются в составе показателей того периода, в котором они начислены, иными словами, отражены по кредиту счета 69. Соответственно суммы «переходящих» отпускных отражаются в отчете 4-фонд в том периоде, в котором на них были начислены взносы.

«Переходящим» может быть и пособие по временной нетрудоспособности, а пособие по беременности и родам является таковым всегда, поскольку выплачивается единовременно за весь период, удостоверенный больничным. Такие «переходящие» пособия отражаются в составе показателей того месяца, в котором они начислены, т.е. отражены по дебету счета 69.

Единицы измерения: для больничных — количество дней, для пособий — количество пособий.

В разделе IV отчета 4-фонд отражают не только суммы, расходованные на выплату пособий, но и количество выплат. Так, в графе 1 строк 21, 22, 23, 24 (строки с данными по оплате листков нетрудоспособности) указывается количество календарных дней, за которые назначены соответствующие пособия. Календарные дни указываются и в графах 1 и 2 строки 35, которая предназначена для отражения информации об оплате дополнительного свободного от работы дня в месяц <*> .

В графах 1 и 2 остальных строк указывается количество пособий . В случае доплат ежемесячных пособий на детей необходимо учитывать особенность. Если в последнем месяце квартала начислялось пособие на одного ребенка за несколько месяцев, в графе 2 строк с 30 по 34 указывается одно пособие <*> .

В разделе «Справочная информация» необходимо обратить внимание на строку 36. В ней указывается количество начисленных пособий только в связи с рождением первого ребенка, но за весь отчетный год , а в остальных строках этого раздела отражается количество пособий за последний месяц отчетного квартала <*> .

В электронном виде отчет за 2019 год представляется в версии 7.0.

Подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) отчет 4-фонд можно передать посредством портала ФСЗН: либо версии портала 1.0 (portal.ssf.gov.by), либо версии портала 2.0 (portal2.ssf.gov.by). С 01.10.2019 версия 1.0 прекратит свою работу. Воспользоваться порталом Фонда версии 2.0 можно только в том случае, если имеются действующий СОК ГосСУОК и атрибутный сертификат для работы с системами ФСЗН. Если этих инструментов нет, их необходимо приобрести до 01.10.2019.

Без ЭЦП отчет подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.

Если 20-е число выпадает на выходной день, срок представления отодвигается на ближайший после него рабочий день.

Срок представления отчета 4-фонд — 20-е число после отчетного квартала. Если этот день оказывается нерабочим, то окончанием срока представления отчета считается следующий за ним рабочий день <*> . Таким образом, последний день, когда можно было своевременно сдать отчет за первый квартал 2019 года — это 22 апреля. За второй квартал 2019 года отчет надо подать не позднее 22.07.2019, за третий — не позднее 21.10.2019 и за четвертый — не позднее 20.01.2020.

Заменить отчет можно до окончания срока его представления.

Представление уточняющего отчета 4-фонд за прошлые периоды не предусмотрено. А вот отчет с ошибочными данными, поданный за отчетный период, можно заменить, если не истек срок представления данного отчета. Например, скорректированный отчет 4-фонд за период январь — июнь 2019 года при необходимости можно подать не позднее 22 июля 2019 года. При этом поправленному отчету присваивается номер 2. Если исправлять ошибку и подавать отчет за один и тот же квартал пришлось несколько раз, отчеты нумеруются в порядке их представления. При этом отчет за следующий отчетный квартал будет иметь номер 1 <*> .

Если срок пропущен, корректировки учитываются в отчете 4-фонд за следующий квартал (в нашем примере — в отчете за январь — сентябрь).