Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.
Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.
Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц
У нас есть тренировочная таблица с данными:
Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:
- в каком магазине были продажи;
- какого товара и на какую сумму;
- кто из продавцов постарался;
- когда (число, месяц).
Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.
Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:
- Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
- В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
- В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.
Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.
Готовый отчет можно форматировать, изменять.
Как обновить данные в сводной таблице Excel?
Это можно сделать вручную и автоматически.
Настройка автоматического обновления при изменении данных:
- На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
- Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
- В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».
Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.
Некоторые секреты форматирования
Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.
Группировка по дате в сводной таблице Excel:
Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:
Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.
Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».
Работа с итогами
У нас есть сводный отчет такого вида:
Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.
Как в сводной таблице сделать итоги сверху:
Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.
Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:
Получим отчет без дополнительных сумм:
Детализация информации
Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.
Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».
По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.
В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.
Жмем ОК – сводная таблица меняется.
Сводная таблица в Excel - это мощнейший инструмент для анализа данных, который поможет вам быстро:
- Подготовить данные для отчетов;
- Рассчитать различные показатели;
- Сгруппировать данные;
- Отфильтровать и проанализировать интересующие показатели.
А также сэкономить вам кучу времени.
Из данной статьи вы узнаете:
- Как сделать сводную таблицу ;
- Как с помощью сводной таблицы сгруппировать временные ряды и оценить данные в динамике по годам, кварталам, месяцам, дням...
- Как рассчитать прогноз с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO;
Для начала научимся делать сводные таблицы.
Для того, чтобы сделать сводную таблицу, нам необходимо построить данные в виде простой таблицы. В каждом столбце должен быть 1 анализируемый параметр. Например, у нас 3 столбца:
- Товар
- Продажи в руб.
И в каждой строке 3-м параметра связаны между собой, т.е. например, 01.02.2010 года Товар 1 продали на 422 656 руб.
После того, как вы подготовили данные для сводной таблицы, устанавливаем курсор в первый столбец в первую ячейку простой таблицы , далее заходим в меню "Вставка" и нажимаем кнопку "Сводная таблица"
Появится диалоговое окно, в котором:
- вы можете сразу нажать кнопку "ОК", и сводная таблица выведется в отдельный лист.
- а можете настроить параметры вывода данных сводной таблицы:
- Диапазон с данными, которые будут выведены в сводную таблицу;
- Куда вывести сводную (в новый лист или на существующий (если выберите на существующий, то необходимо будет указать ячейку, в которую вы хотите поместить сводную таблицу)).
Нажимаем "ОК", сводная таблица готова и выведена в новый лист. Назовем лист "Сводная".
- В правой части листа вы увидите поля и области, с которыми вы сможете работать. Поля вы можете перетащить в области и они выведутся в сводную таблицу на лист.
- В левой части листа сводная таблица.
Теперь, зажимаем левой кнопкой мыши поле "Товар" - перетаскиваем его в "Название строк", поле "Продажи в руб." - в "Значения" в сводной таблице. Таким образом мы получили сумму продаж по товарам за весь период:
Группировка и фильтрация временных рядов в сводной таблице
Теперь, если мы хотим проанализировать и сравнить продажи товаров по годам, кварталам, месяцам, дням, то нам надо добавить соответствующие поля в сводную таблицу .
Для этого переходим в лист "Данные", и после даты вставляем 3 пустых столбца. Выделяем столбец "Товар" и нажимаем "Вставить".
Важно , чтобы новые добавленные столбцы были внутри диапазона уже существующей таблицы с данными, тогда нам не надо будет переделывать сводную, чтобы добавить новые поля, достаточно её будет обновить.
Вставленные столбцы называем "Год", "Месяц", "Год-Месяц".
Теперь в каждый из этих столбцов добавляем соответствующую формулу для получения интересующего параметра времени:
- В столбец "Год" добавляем формулу =ГОД(со ссылкой на дату);
- В столбец "Месяц" добавляем формулу =МЕСЯЦ(со ссылкой на дату);
- В столбец "Год - Месяц" добавляем формулу =СЦЕПИТЬ(ссылка на год;" ";ссылка на месяц).
Получаем 3 столбца с годом, месяцем и годом и месяцем:
Теперь переходим в лист "Сводная", устанавливаем курсор на сводную таблицу, вызываем правой кнопкой мыши меню и нажимаем кнопку "Обновить" . После обновления в списке полей у нас появляются новые поля сводной таблицы "Год", "Месяц", "Год - месяц", которые мы добавили в простую таблицу с данными:
Теперь давайте проанализируем продажи по годам.
Для этого поле "Год" мы перетаскиваем в "название столбцов" сводной таблицы. Получаем таблицу с продажами по товарам по годам:
Теперь мы хотим еще более глубже "опуститься" на уровень месяцев и проанализировать продажи по годам и по месяцам. Для этого в "название столбцов" перетаскиваем поле "месяц" под год:
Для анализа динамики месяцев по годам , можем месяцы переместить в область сводной "Название строк" и получить следующий вид сводной таблицы:
В данном представлении сводной таблицы мы видим:
- продажи по каждому товару в сумме за целый год (строка с названием товара);
- более подробно продажи по каждому товару в каждом месяце в динамике за 4 года.
Следующая задача, мы хотим убрать из анализа продажи за какой-то месяц
(например, октябрь 2012 года), т.к. данные о продажах у нас еще не за полный месяц.
Для этого в область сводной "Фильтр отчета" перетащим "Год - месяц"
Нажимаем на появившейся над сводной фильтр и ставим галочку "Выделить несколько элементов" . Затем в списке с годами и номерами месяцев снимаем галочку с 2012 10 и нажимаем ОК.
Таким образом вы можете добавлять новые параметры изменения времени и делать анализ тех временных отрезков, которые вам интересны и в том виде, в котором вам это надо. Сводная таблица рассчитает показатели по тем полям и фильтрам, которые вы установите и добавите в неё в качестве интересующего поля.
Расчет проноза с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO
Построим продажи с помощью сводной таблицы по товарам, по годам и по месяцам. Также отключим общие итоги, для того чтобы они не попали в расчет.
Для того чтобы отключить итоги в сводной таблице устанавливаем курсор на столбец "Общий итог" и нажимаем на кнопку "Удалить общий итог". Итог из сводной пропадает.
и нажимаем кнопку "График Модель прогноза" в меню Forecast4AC PRO
Получаем расчет прогноза на 12 месяцев и красивый график с анализом модели прогноза (тренда, сезонности и модели) относительно фактических данных. Программа Forecast4AC PRO может рассчитать для вас прогнозы, коэффициенты сезонности, тренд и другие показатели и построить графики на основании данных выведенных в сводную таблицу.
Сводная таблица в Excel – это мощнейший инструмент для анализа данных, который позволи вам быстро рассчитать показатели и построить данные в интересующем вас виде быстро и легко.
Точных вам прогнозов!
Присоединяйтесь к нам!
Скачивайте бесплатные приложения для прогнозирования и бизнес-анализа :
- Novo Forecast Lite - автоматический расчет прогноза в Excel .
- 4analytics - ABC-XYZ-анализ и анализ выбросов в Excel.
- Qlik Sense Desktop и QlikView Personal Edition - BI-системы для анализа и визуализации данных.
Тестируйте возможности платных решений:
- Novo Forecast PRO - прогнозирование в Excel для больших массивов данных.
1. Мы имеем базу данных по сотрудникам компании "Транс". Она содержит большой объём информации по финансовым операциям, который занимает более 150 строк. Наша задача - сформировать отчет о затратах только по зарплате и страховым взносам по каждому отделу. Чтобы сделать это вручную, понадобится затратить очень много сил и времени, поэтому мы поступим по-другому. Встав на любую ячейку базы, приступим к созданию Сводной таблицы: Вставка - Сводная таблица .
2. В появившемся окне "Создание сводной таблицы", не внося никаких изменений, нажимаем ОК.
3. Формирование сводной таблицы начинается на новом листе. Для построения нужно перетащить поля, которые повторяют столбцы базовой таблицы, в нужные области, как показано на рисунке.
Для изменения структуры сводной таблицы в зависимости от того, какой именно отчет нужно составить, поля можно перемещать в разные области, при этом большое значение также имеет очередность в каждой области - какое поле будет находиться выше: например, Отдел или Месяц .
Вот еще один пример формирования отчета с помощью сводной таблицы на основе тех же данных. В данном случае поле Месяц было перенесено в область Колонны , что позволяет теперь удобно сравнить зарплаты отделов по месяцам.
Совет:
При формировании сводных таблиц используйте Умные таблицы. В этом случае создать сводную таблицу можно с помощью команды Конструктор - Сводная таблица.
Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).
Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».
А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.
Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов
Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).
Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.
Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.
Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:
Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.
Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.
Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.
Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.
Покажем, к примеру, количество проданного товара.
Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.
Детализация информации в сводных таблицах
Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:
Как обновить данные в сводной таблице Excel?
Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.
Обновление данных:
Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.
Либо:
Правая кнопка мыши – обновить.
Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:
Изменение структуры отчета
Добавим в сводную таблицу новые поля:
После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».
Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?
Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.
Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.
Инструкция по добавлению пользовательского поля:
Группировка данных в сводном отчете
Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.
Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».
В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».
Получаем суммы заказов по годам.
По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.
Сводная таблица - это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.
Настройка сводной таблицы
Подготовка
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей . При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.
В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Значения в сводной таблице
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить . При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы , щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все .
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete . Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel Online.
Работа со списком полей сводной таблицы
В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область " строки ", поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля - в область " значения ". Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Работа с значениями сводной таблицы
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте