Как в эксель посчитать сумму столбца. Как в эксель посчитать сумму столбца Как в экселе сделать вывод итогов

Функция вычисления промежуточных итогов в Excel – это простой и удобный способ анализа данных определенного столбца или таблицы.

Промежуточные вычисления сокращают время расчетов и позволяют быстро посмотреть данные о сумме, количестве товара, итоговом доходе и т. д.

Кстати, чтобы эффективнее работать с таблицами можете ознакомиться с нашим материалом Горячие клавиши Excel - Самые необходимые варианты .

Excel содержат большое количество информации. Часто просматривать и искать данные неудобно.

Чтобы упростить жизнь пользователей, разработчики программы создали функции для группировки данных.

С их помощью можно легко искать нужные поля и столбцы, а также скрывать информацию, которая в этот момент не нужна.

Обобщить несколько групп листа можно с помощью функции «Промежуточные итоги» .

Рассмотрим детальнее принцип работы этой функции и её реализацию во всех версиях табличного процессора Excel .

Синтаксис функции

В программе Excel опция отображается в виде ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (№; ссылка 1; ссылка 2; ссылка3;…;ссылка N ) , где номер – обозначение функции, ссылка – столбец, по которому подводится итог.

Поля ссылок могут включать в себя не больше 29 ссылок и интервалов, используемых при проведении промежуточных итогов.

Номером может быть любая цифра от 1 до 11. Это число показывает программе, какую функцию следует использовать для подсчета итогов внутри выбранного списка.

Синтаксис опции итогов указан в таблице:

Синтаксис

Действие

1-СРЗНАЧ

Определение среднего арифметического двух и более значений.

2-СЧЁТ

Расчет количества чисел, которые представлены в списке аргументов.

3-СЧЁТЗ

Подсчёт всех непустых аргументов.

4-МАКС

Показ максимального значения из определяемого набора чисел.

5-МИН

Показ минимального значения из определяемого набора чисел.

6-ПРОИЗВЕД

Перемножение указанных значений и возврат результата.

7-СТАНД ОТКЛОН

Анализ стандартного отклонения каждой выборки.

8-СТАД ОТКЛОН П

Анализ отклонения по общей совокупности данных.

9-СУММ

Возвращает сумму выбранных чисел.

10-ДИСП

Анализ выборочной дисперсии.

11-ДИСПР

Анализ общей дисперсии.

Пример реализации промежуточных итогов

Выполнение промежуточных итогов включает в себя такие операции:

  • Группировка данных;
  • Создание итогов;
  • Создание уровней для групп.

Группировка таблиц

Следуйте инструкции, чтобы сгруппировать строки. В нашем случае, мы связываем столбцы А, В, С:

1 С помощью мышки выделите столбцы А, В, С , как показано на рисунке ниже.

2 Теперь, сохраняя выделение, откройте на панели инструментов программы поле «Данные». Затем в правой части окна опций найдите иконку «Структура» и нажмите на неё;

3 В выпадающем списке нажмите на «Группировать» . Если вы ошиблись на этапе выделения нужных столбиков таблицы, нажмите на «Разгруппировать» и повторите операцию заново.

4 В новом окне выберите пункт «Строки» и нажмите на «ОК» ;

5 Теперь снова выделите столбцы А, В, С и проведите группировку, но уже по столбцам:


Создание промежуточных итогов

Опция промежуточных итогов, благодаря использованию групп и стандартных одиннадцати функции (таблица 1), позволяет быстро проводить итоги по заполненным данным таблицы.

Рассмотрим практическое использование этой функции.

Результатом выполнения действия будет появление групп, которые отсортированы по каждому размеру вещи. Следуйте инструкции:

    Определите, для каких данных нужно проводит итоговые вычисления. В нашем случае это столбец «Размер». Его содержимое нужно отсортировать. Сортировка проводится от большего элемента к меньшему. Выделяем столбец «Размер» ;

    Найдите поле «Сортировка» и нажмите на него;

    В появившемся окне выберите пункт «Сортировать в диапазоне указных значений» и нажмите на клавишу «ОК» .

  • В результате, все размеры будут отображаться по убыванию. Только после этого мы можем проводить промежуточные итоги, которые затрагивают данные о размерной сетке заказанных вещей.


Теперь перейдем к реализации функции «Промежуточный итог»:

  • На панели инструментов программы откройте поле «Данные» ;
  • Выберите плитку «Структура» ;
  • Нажмите на «Промежуточные итоги» ;

    Далее откроется окно настройки и отображения промежуточных итогов. В первом поле выберите имя столбца, для которого будут подводиться итоги. В нашем случае это «Размер» . При каждом изменении в этом поле данные будут изменяться и в итогах;

    В поле «Операция» выберите тип функции, которая применяется ко всем элементам выбранного в первом поле столбца. Для просчета размеров необходимо использовать подсчет количества;

    В писке «Добавить итоги по» вы выбираете тот столбец, в котором будут отображаться промежуточные итоги. Выбираем пункт «Размер» ;

    После настройки всех параметров еще раз перепроверьте введённые значения и нажмите на ОК .


В результате, на листе отобразится таблица в сгруппированном по размерам виде. Теперь очень легко посмотреть все заказанные вещи размера Small , Extra Large и так далее.

Как видно из рисунка выше, все итоги выводятся между показанными группами в новой строчке.

Итог для одежды с размером Small – 5 штук, для одежды с размером Extra Large – 2 штуки. Под таблицей показывается и общее количество элементов.

Уровни групп

Просматривать группы можно еще и по уровням.

Этот способ отображения позволяет уменьшить количество визуальной информации на экране – вы увидите только нужные данные итогов – количество одежды каждого размера и общее количество.

Нажмите на первый второй или третий уровень в панели управления группами. Выберите наиболее подходящий вариант представления информации:


Удаление итогов

Через некоторое время в таблицу будут вноситься другие данные, поэтому появится необходимость в повторной группировке информации.

Старые промежуточные итоги и тип их расчета будет неактуален, поэтому их нужно удалить.

Чтобы удалить итог, выберите вкладку «Данные» -«Структура» -«Промежуточные итоги» .

В открывшемся окне нажмите на клавишу «Убрать все» и подтвердите действие кнопкой «ОК» .


Рис.13 – удаление данных

В Excel имеется команда "Данные" - "Итоги", которая может осуществлять вывод как промежуточных, так и общих итогов в списке. При выполнении этой команды список в Excel отображается в виде структуры, что дает возможность быстро сворачивать и разворачивать записи в промежуточных итогах с помощью манипулятора мышь.

Для примера подведем промежуточные и общие итоги столбца "№ склада" в списке "Список учета товаров на складе".


Рис. 1.

Для вывода промежуточных итогов необходимо выполнить следующее:

  • В первую очередь отсортируйте список по тому столбцу, по которому хотите подвести итоги, в данном случае, отсортируйте "№ склада" по возрастанию
  • Затем выделите любую ячейку в списке и выберите команду "Итоги" в меню "Данные"
  • В появившемся окне диалога "Промежуточные итоги" выберите заголовок столбца "№ столбца" из списка "При каждом изменении в:"
  • В списке "Операция:" выберите требуемую функцию, которая может быть использована для вычисления промежуточных итогов, например функцию СУММ()
  • Далее в списке "Добавить итоги по" установите флажок перед заголовком столбца, по которому необходимо выполнить расчет промежуточного итога (например, стоимость)
  • Нажмите кнопку ОК для того, чтобы выполнить команду промежуточные итоги


Рис. 2.

В результате выполнения команды "Данные" - "Итоги" список отображается на экране в виде структуры. На рисунке представлен список со свернутыми записями в группах 2, 3 и 4.



Рис. 3.

С левой стороны списка расположены кнопки со значками "-" и "+", которые указывают на то, что все записи в первой и пятой группах списка отображены на экране, а в группах 2, 3, 4 - записи свернуты. Если щелкнуть указателем мыши на кнопке "-", записи в группе будут сворачиваться, а если щелкнуть на кнопке "+", то записи в группе будут разворачиваться.

Для завершения работы с командой "Итоги" щелкните указателем мыши на кнопке "Убрать все" в окне "Промежуточные итоги".

Подсчитаем промежуточные итоги в таблице MS EXCEL. Например, в таблице содержащей сведения о продажах нескольких различных категорий товаров подсчитаем стоимость каждой категории .

Имеем таблицу продаж товаров (товары повторяются). См. Файл примера .

Подсчитаем стоимость каждого товара с помощью средства MS EXCEL Промежуточные итоги (Данные/ Структура/ Промежуточные итоги ).

Для этого необходимо:

  • убедиться, что названия столбцов имеют заголовки;
  • данные по столбцу Товары, например с помощью ;
  • выделив любую ячейку в таблице, вызвать Промежуточные итоги (в меню Данные/ Структура );

  • в поле «При каждом изменении в: » выбрать Товар ;
  • в поле «Операция » выбрать Сумма ;
  • в поле «Добавить итоги по » поставить галочку напротив значения Стоимость ;
  • Нажать ОК.

Как видно из рисунка выше, после применения инструмента Промежуточные итоги, MS EXCEL создал три уровня организации данных: слева от таблицы возникли элементы управления структурой. Уровень 1: Общий итог (стоимость всех товаров в таблице); Уровень 2: Стоимость товаров в каждой категории; Уровень 3: Все строки таблицы. Нажимая соответствующие кнопки можно представить таблицу в нужном уровне детализации. На рисунках ниже представлены уровни 1 и 2.

Копируем только строки с промежуточными итогами

Скопировать только строки с промежуточными итогами в другой диапазон не так просто: если даже таблица сгруппирована на 2-м уровне (см. рисунок выше), то выделив ячейки с итогами (на самом деле выделится диапазон А4:D92) и скопировав его в другой диапазон мы получим всю таблицу. Чтобы скопировать только Итоги используем (будем использовать тот факт, что MS EXCEL при создании структуры Промежуточные итоги вставляет строки итогов с добавлением слова Итог или в английской версии - Total ).

  • создайте в диапазоне D5:D6 табличку с критериями: в D5 поместите заголовок столбца, в котором содержатся слова Итог, т.е. слово Товар ; в D6 введите *Итог (будут отобраны все строки, у которых в столбце Товар содержится значения, заканчивающиеся на слово Итог ) Звездочка означает *;

  • выделите любую ячейку таблицы;
  • вызовите (Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • в поле Диапазон условий введите D5:D6 ;
  • установите опцию Скопировать результат в другое место ;
  • в поле Поместить результат в диапазон укажите пустую ячейку, например А102 ;

При работе с таблицами часто бывают случаи, когда кроме общих итогов требуется подбивать и промежуточные. Например, в таблице реализации товаров за месяц, в которой каждая отдельная строка указывает сумму выручки от продажи конкретного вида товара за день, можно подбить ежедневные промежуточные итоги от реализации всей продукции, а в конце таблицы указать величину общей месячной выручки по предприятию. Давайте выясним, как можно сделать промежуточные итоги в программе Microsoft Excel.

К сожалению, не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применять к ним функцию промежуточных итогов. К главным условиям относятся следующие:

  • Таблица должна иметь формат обычной области ячеек;
  • Шапка таблицы должна состоять из одной строки и размещаться на первой строке листа;
  • В таблице не должно быть строк с незаполненными данными.

Создание промежуточных итогов в Excel

Переходим к самому процессу. За использование этого инструмент отвечает отдельный раздел, вынесенный на верхнюю панель программы.

  1. Выделяем любую ячейку в таблице и переходим на вкладку «Данные» . Нажимаем по кнопке «Промежуточный итог» , которая расположена на ленте в блоке инструментов «Структура» .

  2. Откроется окно, в котором нужно настроить выведение промежуточных итогов. В нашем примере нам надо просмотреть сумму общей выручки по всем товарам за каждый день. Значение даты расположено в одноименной колонке. Поэтому в поле «При каждом изменении в» выбираем столбец «Дата» .
  3. В поле «Операция» выбираем значение «Сумма» , так как нам требуется подбить именно сумму за день. Кроме суммы доступны многие другие операции, среди которых можно выделить: количество, максимум, минимум, произведение.
  4. Так как значения выручки выводятся в столбец «Сумма выручки, руб.» , то в поле «Добавить итоги по» , выбираем именно его из списка столбцов таблицы.
  5. Кроме того, надо установить галочку, если ее нет, около параметра «Заменить текущие итоги» . Это позволит при пересчете таблицы, если вы проделываете с ней процедуру подсчетов промежуточных итогов не в первый раз, не дублировать многократно запись одних и тех же итогов.
  6. Если поставить галочку в пункте «Конец страницы между группами» , при печати каждый блок таблицы с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице.
  7. При добавлении галочки напротив значения «Итоги под данными» промежуточные итоги будут устанавливаться под блоком строк, сумма которых в них подбивается. Если же снять галочку, тогда они будут показываться над строками. Для большинства удобнее размещение под строками, но сам выбор сугубо индивидуален.
  8. По завершении жмем на «OK» .

  9. В результате промежуточные итоги появились в нашей таблице. Кроме того, все группы строк, объединенные одним промежуточным итогом, можно свернуть, просто кликнув по знаку «-« слева от таблицы напротив конкретной группы.

  10. Так можно свернуть все строки в таблице, оставив видимыми только промежуточные и общие итоги.

  11. Следует также отметить, что при изменении данных в строчках таблицы пересчет промежуточных итогов будет производиться автоматически.

    12. Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

    Помимо вышесказанного существует возможность вывода промежуточных итогов не через кнопку на ленте, а путем вызова специальной функции через «Вставить функцию» .

    1. Предварительно кликнув по ячейке, где будут выводиться промежуточные итоги, жмем указанную кнопку, которая расположена слева от строки формул.

    2. Откроется «Мастер функций» , где среди списка функций ищем пункт «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» . Выделяем его и кликаем «OK» .

    3. В новом окне понадобится ввести аргументы функции. В строке «Номер функции» впишите номер одного из одиннадцати вариантов обработки данных, а именно:
      • 1 — среднее арифметическое значение;
      • 2 — количество ячеек;
      • 3 — количество заполненных ячеек;
      • 4 — максимальное значение в выбранном массиве данных;
      • 5 — минимальное значение;
      • 6 — произведение данных в ячейках;
      • 7 — стандартное отклонение по выборке;
      • 8 — стандартное отклонение по генеральной совокупности;
      • 9 — сумма;
      • 10 — дисперсия по выборке;
      • 11 — дисперсия по генеральной совокупности.

    4. В графе «Ссылка 1» укажите ссылку на тот массив ячеек, для которого вы хотите установить промежуточные значения. Допускается введение до четырех разрозненных массивов. При добавлении координат диапазона ячеек сразу появляется окно для возможности добавления следующего диапазона. Так как вводить диапазон вручную не во всех случаях удобно, можно просто кликнуть по кнопке, расположенной справа от формы ввода.

    5. Окно аргументов функции свернется и можно просто выделить курсором нужный массив данных. После того, как он автоматически занесется в форму, кликните по кнопке, размещенной справа.

    6. Опять появится окно аргументов функции. Если понадобилось добавить еще один или несколько массивов данных, воспользуйтесь тем же алгоритмом, который был описан выше. В обратном случае просто нажмите «OK» .

    7. Промежуточные итоги выделенного диапазона данных будут сформированы в ячейке, в которой находится формула.

    8. Синтаксис самой функции выглядит следующим образом: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;адреса_массивов_ячеек) . В нашей ситуации формула будет выглядеть так: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C6)» . Эту функцию, используя этот синтаксис, можно вводить в ячейки и вручную, без вызова «Мастера функций» . Только важно не забывать перед формулой в ячейке ставить знак «=» .

    Итак, существует два основных способа формирования промежуточных итогов: через кнопку на ленте и через специальную формулу. Кроме того, пользователь должен определить, какое именно значение будет выводиться в качестве итога: сумма, минимальное, среднее, максимальное значение и т.д.

Эксель предназначен для работы с табличными данными и ведения расчетов с использованием разного уровня сложности формул. Посчитать сумму по столбцу или строке, сразу по нескольким областям значений – легкое задание, если знать, как правильно это сделать.

Способ 1 – Автосуммирование

Данное действие позволяет быстро узнать итог по столбцу без наличия навыков создания формул. Алгоритм действий:

Если требуется просуммировать сразу несколько столбцов или строк, то:


Если требуется найти сумму вместе с несколькими дополнительными ячейками:

Способ 2. Ручной ввод формулы

Удобен при необходимости подсчитать итог сложения значений, хаотично расположенных по отношению друг к другу. Создаем формулу пошагово:


Способ 3. Наглядное суммирование

Особенность этого способа в том, что итог не выводится в отдельную ячейку, нет необходимости использовать формулы. Конечный результат будет виден в нижнем правом углу листа документа при выделенном диапазоне ячеек. Как только выделение снимается, сумма исчезает. Поэтапные действия:


Примеры были рассмотрены на столбцах, аналогичная последовательность действий при суммировании значений в строках. Отличие – диапазон выделяется не по вертикали, а по горизонтали.