Работа с формулами в excel подробный разбор. Видео уроки Microsoft Excel для Начинающих от Андрея Сухового Как пользоваться в экселе

• знак «меньше или равно» – «<=»;

• знак «не равно» – «<>».

Оператор объединения текста

Для этой цели используется специальный символ «&» (амперсанд). При помощи его можно соединить различные фрагменты в одно целое – тот же принцип, что и с функцией «СЦЕПИТЬ». Приведем несколько примеров:

1. Если вы хотите объединить текст в ячейках, то нужно использовать следующий код.

1. Для того чтобы вставить между ними какой-нибудь символ или букву, нужно использовать следующую конструкцию.

1. Объединять можно не только ячейки, но и обычные символы.

Любой текст, кроме ссылок, необходимо указывать в кавычках. Иначе формула выдаст ошибку.

Обратите внимание, что кавычки используют именно такие, как на скриншоте.

Для определения ссылок можно использовать следующие операторы:

• для того чтобы создать простую ссылку на нужный диапазон ячеек, достаточно указать первую и последнюю клетку этой области, а между ними символ «:»;
• для объединения ссылок используется знак «;»;
• если необходимо определить клетки, которые находятся на пересечении нескольких диапазонов, то между ссылками ставится «пробел». В данном случае выведется значение клетки «C7».

Поскольку только она попадает под определение «пересечения множеств». Именно такое название носит данный оператор (пробел).

Использование ссылок

Во время работы в редакторе Excel можно использовать ссылки различных видов. При этом большинство начинающих пользователей умеют пользоваться только самыми простыми из них. Мы вас научим, как правильно вводить ссылки всех форматов.

Простые ссылки A1

Как правило, данный вид используют чаще всего, поскольку их составлять намного удобнее, чем остальные.

• столбцов – от A до XFD (не больше 16384);
• строк – от 1 до 1048576.

Приведем несколько примеров:

• ячейка на пересечении строки 5 и столбца B – «B5»;
• диапазон ячеек в столбце B начиная с 5 по 25 строку – «B5:B25»;
• диапазон ячеек в строке 5 начиная со столбца B до F – «B5:F5»;
• все ячейки в строке 10 – «10:10»;
• все ячейки в строках с 10 по 15 – «10:15»;
• все клетки в столбце B – «B:B»;
• все клетки в столбцах с B по K – «B:K»;
• диапазон ячеек с B2 по F5 – «B2-F5».

Иногда в формулах используется информация с других листов. Работает это следующим образом.

На втором листе указаны следующие данные.

Если в названии листа есть пробел, то в формуле его нужно указывать в одинарных кавычках (апострофы).

Абсолютные и относительные ссылки

Редактор Эксель работает с тремя видами ссылок:

• абсолютные;
• относительные;
• смешанные.

Рассмотрим их более внимательно.

Все указанные ранее примеры принадлежат к относительному адресу ячеек. Данный тип самый популярный. Главное практическое преимущество в том, что редактор во время переноса изменит ссылки на другое значение. В соответствии с тем, куда именно вы скопировали эту формулу. Для подсчета будет учитываться количество клеток между старым и новым положением.

Представьте, что вам нужно растянуть эту формулу на всю колонку или строку. Вы же не будете вручную изменять буквы и цифры в адресах ячеек. Работает это следующим образом.

1. Введём формулу для расчета суммы первой колонки.

1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C . Для того чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, необходимо перейти туда и нажать на Ctrl +V .

Если таблица очень большая, лучше кликнуть на правый нижний угол и, не отпуская пальца, протянуть указатель до конца. Если данных мало, то копировать при помощи горячих клавиш намного быстрее.

1. Теперь посмотрите на новые формулы. Изменение индекса столбца произошло автоматически.

Если вы хотите, чтобы при переносе формул все ссылки сохранялись (то есть чтобы они не менялись в автоматическом режиме), нужно использовать абсолютные адреса. Они указываются в виде «$B$2».

В итоге мы видим, что изменений никаких не произошло. Во всех столбцах у нас отображается одно и то же число.

Данный тип адресов используется тогда, когда необходимо зафиксировать только столбец или строку, а не всё одновременно. Использовать можно следующие конструкции:

• $D1, $F5, $G3 – для фиксации столбцов;
• D$1, F$5, G$3 – для фиксации строк.

Работают с такими формулами только тогда, когда это необходимо. Например, если вам нужно работать с одной постоянной строкой данных, но при этом изменять только столбцы. И самое главное – если вы собираетесь рассчитать результат в разных ячейках, которые не расположены вдоль одной линии.

Дело в том, что когда вы скопируете формулу на другую строку, то в ссылках цифры автоматически изменятся на количество клеток от исходного значения. Если использовать смешанные адреса, то всё останется на месте. Делается это следующим образом.

1. В качестве примера используем следующее выражение.

1. Перенесем эту формулу в другую ячейку. Желательно не на следующую и на другой строке. Теперь вы видим, что новое выражение содержит ту же строчку (4), но другую букву, поскольку только она была относительной.

Трёхмерные ссылки

Под понятие «трёхмерные» попадают те адреса, в которых указывается диапазон листов. Пример формулы выглядит следующим образом.

В данном случае результат будет соответствовать сумме всех ячеек «A5» на всех листах, начиная с 1 по 4. При составлении таких выражений необходимо придерживаться следующих условий:

• в массивах нельзя использовать подобные ссылки;
• трехмерные выражения запрещается использовать там, где есть пересечение ячеек (например, оператор «пробел»);
• при создании формул с трехмерными адресами можно использовать следующие функции: СРЗНАЧ, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОН.В, СРЗНАЧА, СТАНДОТКЛОНПА, СТАНДОТКЛОН.Г, СУММ, СЧЁТЗ, СЧЁТ, МИН, МАКС, МИНА, МАКСА, ДИСПР, ПРОИЗВЕД, ДИСППА, ДИСП.В и ДИСПА.

Если нарушить эти правила, то вы увидите какую-нибудь ошибку.

Ссылки формата R1C1

Данный тип ссылок от «A1» отличается тем, что номер задается не только строкам, но и столбцам. Разработчики решили заменить обычный вид на этот вариант для удобства в макросах, но их можно использовать где угодно. Приведем несколько примеров таких адресов:

• R10C10 – абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на десятой строке десятого столбца;
• R – абсолютная ссылка на текущую (в которой указывается формула) ссылку;
• R[-2] – относительная ссылка на строчку, которая расположена на две позиции выше этой;
• R[-3]C – относительная ссылка на клетку, которая расположена на три позиции выше в текущем столбце (где вы решили прописать формулу);
• RC – относительная ссылка на клетку, которая распложена на пять клеток правее и пять строк ниже текущей.

Использование имён

Программа Excel для обозначения диапазонов ячеек, одиночных ячеек, таблиц (обычные и сводные), констант и выражений позволяет создавать свои уникальные имена. При этом для редактора никакой разницы при работе с формулами нет – он понимает всё.

Имена вы можете использовать для умножения, деления, сложения, вычитания, расчета процентов, коэффициентов, отклонения, округления, НДС, ипотеки, кредита, сметы, табелей, различных бланков, скидки, зарплаты, стажа, аннуитетного платежа, работы с формулами «ВПР», «ВСД», «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» и так далее. То есть можете делать, что угодно.

Главным условием можно назвать только одно – вы должны заранее определить это имя. Иначе Эксель о нём ничего знать не будет. Делается это следующим образом.

1. Выделите какой-нибудь столбец.
2. Вызовите контекстное меню.
3. Выберите пункт «Присвоить имя».

1. Укажите желаемое имя этого объекта. При этом нужно придерживаться следующих правил.

1. Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Точно так же можно присвоить имя какой-нибудь ячейке, тексту или числу.

Использовать информацию в таблице можно как при помощи имён, так и при помощи обычных ссылок. Так выглядит стандартный вариант.

А если попробовать вместо адреса «D4:D9» вставить наше имя, то вы увидите подсказку. Достаточно написать несколько знаков, и вы увидите, что подходит (из базы имён) больше всего.

В нашем случае всё просто – «столбец_3». А представьте, что у вас таких имён будет большое множество. Все наизусть вы запомнить не сможете.

Использование функций

В редакторе Excel вставить функцию можно несколькими способами:

• вручную;
• при помощи панели инструментов;
• при помощи окна «Вставка функции».

Рассмотрим каждый метод более внимательно.

В этом случае всё просто – вы при помощи рук, собственных знаний и умений вводите формулы в специальной строке или прямо в ячейке.

Если же у вас нет рабочего опыта в этой области, то лучше поначалу использовать более облегченные методы.

В этом случае необходимо:

1. Перейти на вкладку «Формулы».
2. Кликнуть на какую-нибудь библиотеку.
3. Выбрать нужную функцию.

1. Сразу после этого появится окно «Аргументы и функции» с уже выбранной функцией. Вам остается только проставить аргументы и сохранить формулу при помощи кнопки «OK».

Мастер подстановки

Применить его можно следующим образом:

1. Сделайте активной любую ячейку.
2. Нажмите на иконку «Fx» или выполните сочетание клавиш SHIFT +F3 .

1. Сразу после этого откроется окно «Вставка функции».
2. Здесь вы увидите большой список различных функций, отсортированных по категориям. Кроме этого, можно воспользоваться поиском, если вы не можете найти нужный пункт.

Достаточно забить какое-нибудь слово, которым можно описать то, что вы хотите сделать, а редактор попробует вывести все подходящие варианты.

1. Выберите какую-нибудь функцию из предложенного списка.
2. Чтобы продолжить, нужно кликнуть на кнопку «OK».

1. Затем вас попросят указать «Аргументы и функции». Сделать это можно вручную либо просто выделить нужный диапазон ячеек.
2. Для того чтобы применить все настройки, нужно нажать на кнопку «OK».

1. В результате этого мы увидим цифру 6, хотя это было и так понятно, поскольку в окне «Аргументы и функции» выводится предварительный результат. Данные пересчитываются моментально при изменении любого из аргументов.

Использование вложенных функций

В качестве примера будем использовать формулы с логическими условиями. Для этого нам нужно будет добавить какую-нибудь таблицу.

Затем придерживайтесь следующей инструкции:

1. Кликните на первую ячейку. Вызовите окно «Вставка функции». Выберите функцию «Если». Для вставки нажмите на «OK».

1. Затем нужно будет составить какое-нибудь логическое выражение. Его необходимо записать в первое поле. Например, можно сложить значения трех ячеек в одной строке и проверить, будет ли сумма больше 10. В случае «истины» указываем текст «Больше 10». Для ложного результата – «Меньше 10». Затем для возврата в рабочее пространство нажимаем на «OK».

1. В итоге мы видим следующее – редактор выдал, что сумма ячеек в третьей строке меньше 10. И это правильно. Значит, наш код работает.

1. Теперь нужно настроить и следующие клетки. В этом случае наша формула просто протягивается дальше. Для этого сначала необходимо навести курсор на правый нижний угол ячейки. После того как изменится курсор, нужно сделать левый клик и скопировать её до самого низа.

1. В итоге редактор пересчитывает наше выражение для каждой строки.

Как видите, копирование произошло весьма успешно, поскольку мы использовали относительные ссылки, о которых мы говорили ранее. Если же вам нужно закрепить адреса в аргументах функций, тогда используйте абсолютные значения.

Сделать это можно несколькими способами: использовать строку формул или специальный мастер. В первом случае всё просто – кликаете в специальное поле и вручную вводите нужные изменения. Но писать там не совсем удобно.

Единственное, что вы можете сделать, это увеличить поле для ввода. Для этого достаточно кликнуть на указанную иконку или нажать на сочетание клавиш Ctrl +Shift +U .

Стоит отметить, что это единственный способ, если вы не используете в формуле функции.

В случае использования функций всё становится намного проще. Для редактирования необходимо следовать следующей инструкции:

1. Сделайте активной клетку с формулой. Нажмите на иконку «Fx».

1. После этого появится окно, в котором вы сможете в очень удобном виде изменить нужные вам аргументы функции. Кроме этого, здесь можно узнать, каким именно будет результат пересчета нового выражения.

1. Для сохранения внесенных изменений нужно использовать кнопку «OK».

Для того чтобы удалить какое-нибудь выражение, достаточно сделать следующее:

1. Кликните на любую ячейку.

1. Нажмите на кнопку Delete или Backspace . В результате этого клетка окажется пустой.

Добиться точно такого же результата можно и при помощи инструмента «Очистить всё».

Возможные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Ниже перечислены самые популярные ошибки, которые допускаются пользователями:

• в выражении используется огромное количество вложенностей. Их должно быть не более 64;
• в формулах указываются пути к внешним книгам без полного пути;
• неправильно расставлены открывающиеся и закрывающиеся скобки. Именно поэтому в редакторе в строке формул все скобки подсвечиваются другим цветом;

• имена книг и листов не берутся в кавычки;
• используются числа в неправильном формате. Например, если вам нужно указать $2000, необходимо вбить просто 2000 и выбрать соответствующий формат ячейки, поскольку символ $ задействован программой для абсолютных ссылок;

• не указываются обязательные аргументы функций. Обратите внимание на то, что необязательные аргументы указываются в квадратных скобках. Всё что без них – необходимо для полноценной работы формулы;

• неправильно указываются диапазоны ячеек. Для этого необходимо использовать оператор «:» (двоеточие).

Коды ошибок при работе с формулами

При работе с формулой вы можете увидеть следующие варианты ошибок:

• #ЗНАЧ! – данная ошибка показывает, что вы используете неправильный тип данных. Например, вместо числового значения пытаетесь использовать текст. Разумеется, Эксель не сможет вычислить сумму между двумя фразами;
• #ИМЯ? – подобная ошибка означает, что вы допустили опечатку в написании названия функции. Или же пытаетесь ввести что-то несуществующее. Так делать нельзя. Кроме этого, проблема может быть и в другом. Если вы уверены в имени функции, то попробуйте посмотреть на формулу более внимательно. Возможно, вы забыли какую-нибудь скобку. Кроме этого, нужно учитывать, что текстовые фрагменты указываются в кавычках. Если ничего не помогает, попробуйте составить выражение заново;
• #ЧИСЛО! – отображение подобного сообщения означает, что у вас какая-то проблема с аргументами или с результатом выполнения формулы. Например, число получилось слишком огромным или наоборот – маленьким;
• #ДЕЛ/0!– данная ошибка означает, что вы пытаетесь написать выражение, в котором происходит деление на ноль. Excel не может отменить правила математики. Поэтому такие действия здесь также запрещены;
• #Н/Д! – редактор может показать это сообщение, если какое-нибудь значение недоступно. Например, если вы используете функции ПОИСК, ПОИСКА, ПОИСКПОЗ, и Excel не нашел искомый фрагмент. Или же данных вообще нет и формуле не с чем работать;
• Если вы пытаетесь что-то посчитать, и программа Excel пишет слово #ССЫЛКА!, значит, в аргументе функции используется неправильный диапазон ячеек;
• #ПУСТО! – эта ошибка появляется в том случае, если у вас используется несогласующаяся формула с пересекающимися диапазонами. Точнее – если в действительности подобные ячейки отсутствуют (которые оказываются на пересечении двух диапазонов). Довольно часто такая ошибка возникает случайно. Достаточно оставить один пробел в аргументе, и редактор воспримет его как специальный оператор (о нём мы рассказывали ранее).

При редактировании формулы (ячейки подсвечиваются) вы увидите, что они на самом деле не пересекаются.

Иногда можно увидеть много символов #, которые полностью заполняют ячейку по ширине. На самом деле тут ошибки нет. Это означает, что вы работаете с числами, которые не помещаются в данную клетку.

Для того чтобы увидеть содержащееся там значение, достаточно изменить размер столбца.

Кроме этого, можно использовать форматирование ячеек. Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Вызовите контекстное меню. Выберите пункт «Формат ячеек».

1. Укажите тип «Общий». Для продолжения используйте кнопку «OK».

Благодаря этому редактор Эксель сможет перевести это число в другой формат, который умещается в данном столбце.

Примеры использования формул

Редактор Microsoft Excel позволяет обрабатывать информацию любым удобным для вас способом. Для этого есть все необходимые условия и возможности. Рассмотрим несколько примеров формул по категориям. Так вам будет проще разобраться.

Для того чтобы оценить математические возможности Экселя, нужно выполнить следующие действия.

1. Создайте таблицу с какими-нибудь условными данными.

1. Для того чтобы высчитать сумму, введите следующую формулу. Если хотите прибавить только одно значение, можно использовать оператор сложения («+»).

1. Как ни странно, в редакторе Excel нельзя отнять при помощи функций. Для вычета используется обычный оператор «-». В этом случае код получится следующий.

1. Для того чтобы определить, сколько первое число составляет от второго в процентах, нужно использовать вот такую простую конструкцию. Если вы захотите вычесть несколько значений, то придется прописывать «минус» для каждой ячейки.

Обратите внимание, что символ процента ставится в конце, а не в начале. Кроме этого, при работе с процентами не нужно дополнительно умножать на 100. Это происходит автоматически.

1. Excel может складывать с учетом сразу нескольких условий. Можно посчитать сумму клеток первого столбца, значение которых больше 2 и меньше 6. И ту же самую формулу можно установить для второй колонки.

=СУММЕСЛИМН(B3:B9;B3:B9;">2";B3:B9;"<6") =СУММЕСЛИМН(C3:C9;C3:C9;">2";C3:C9;"<6")

1. Также можно посчитать количество элементов, которые удовлетворяют какому-то условию. Например, пусть Эксель посчитает, сколько у нас чисел больше 3.

=СЧЁТЕСЛИ(B3:B9;">3") =СЧЁТЕСЛИ(C3:C9;">3")

1. Результат всех формул получится следующим.

Математические функции и графики

При помощи Экселя можно рассчитывать различные функции и строить по ним графики, а затем проводить графический анализ. Как правило, подобные приёмы используются в презентациях.

В качестве примера попробуем построить графики для экспоненты и какого-нибудь уравнения. Инструкция будет следующей:

1. Создадим таблицу. В первой графе у нас будет исходное число «X», во второй – функция «EXP», в третьей – указанное соотношение. Можно было бы сделать квадратичное выражение, но тогда бы результирующее значение на фоне экспоненты на графике практически пропало бы.

Как мы и говорили ранее, прирост экспоненты происходит намного быстрее, чем у обычного кубического уравнения.

Подобным образом можно представить графически любую функцию или математическое выражение.

Всё описанное выше подходит для современных программ 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Старый редактор Эксель значительно уступает в плане возможностей, количества функций и инструментов. Если откроете официальную справку от Microsoft, то увидите, что они дополнительно указывают, в какой именно версии программы появилась данная функция.

Во всём остальном всё выглядит практически точно так же. В качестве примера, посчитаем сумму нескольких ячеек. Для этого необходимо:

1. Указать какие-нибудь данные для вычисления. Кликните на любую клетку. Нажмите на иконку «Fx».

1. Выбираем категорию «Математические». Находим функцию «СУММ» и нажимаем на «OK».
1. Можете попробовать пересчитать в любом другом редакторе. Процесс будет происходить точно так же.

Заключение

В данном самоучителе мы рассказали обо всем, что связано с формулами в редакторе Excel, – от самого простого до очень сложного. Каждый раздел сопровождался подробными примерами и пояснениями. Это сделано для того, чтобы информация была доступной даже для полных чайников.

Если у вас что-то не получается, значит, вы допускаете где-то ошибку. Возможно, у вас есть опечатки в выражениях или же указаны неправильные ссылки на ячейки. Главное понять, что всё нужно вбивать очень аккуратно и внимательно. Тем более все функции не на английском, а на русском языке.

Кроме этого, важно помнить, что формулы должны начинаться с символа «=» (равно). Многие начинающие пользователи забывают про это.

Файл примеров

Для того чтобы вам было легче разобраться с описанными ранее формулами, мы подготовили специальный демо-файл, в котором составлялись все указанные примеры. Вы можете его с нашего сайта совершенно бесплатно. Если во время обучения вы будете использовать готовую таблицу с формулами на основании заполненных данных, то добьетесь результата намного быстрее.

Видеоинструкция

Если наше описание вам не помогло, попробуйте посмотреть приложенное ниже видео, в котором рассказываются основные моменты более детально. Возможно, вы делаете всё правильно, но что-то упускаете из виду. С помощью этого ролика вы должны разобраться со всеми проблемами. Надеемся, что подобные уроки вам помогли. Заглядывайте к нам чаще.

Любой человек, использующий в повседневной работе компьютере, так или иначе сталкивался с офисным приложением Excel, входящим в стандартный пакет Microsoft Office. Оно имеется в любой версии пакета. И достаточно часто, начиная знакомство с программой, многие юзеры задаются вопросом о том, в Excel самостоятельно?

Что представляет собой программа Excel?

Для начала определимся, что же такое Excel, и для чего нужно это приложение. Вероятно, многие слышали о том, что программа представляет собой табличный редактор, однако принципы его функционирования в корне отличаются от тех же таблиц, создаваемых в Word.

Если в Word таблица выступает скорее элементом, в котором отображается текстовая или то лист с таблицей Excel - это, по сути, унифицированная математическая машина, которая способна производить самые различные вычисления на основе задаваемых типов данных и формул, по которым будет производиться та или иная математическая или алгебраическая операция.

Как научиться работать в Excel самостоятельно и можно ли это сделать?

Как говорила героиня фильма «Служебный роман», можно и зайца научить курить. В принципе, нет ничего невозможного. Попробуем разобраться в элементарных принципах функционирования приложения и остановимся на понимании его основных возможностей.

Конечно, отзывы людей, разбирающихся в специфике приложения, говорят о том, что можно, допустим, скачать какой-нибудь самоучитель работы в Excel, однако, как показывает практика и особенно комментарии начинающих юзеров, такие материалы очень часто представлены в слишком заумном виде, а разобраться бывает достаточно сложно.

Думается, самым лучшим вариантом обучения станет изучение основных возможностей программы, а потом их применение, так сказать, «методом научного тыка». Само собой разумеется, сначала нужно рассмотреть основные функциональные элементы Microsoft Excel (уроки по программе свидетельствуют именно об этом), чтобы составить для себя полную картину принципов работы.

Основные элементы, на которые следует обратить внимание

Самое первое, на что обращает внимание пользователь при запуске приложения, это лист в виде таблицы, в которой располагаются ячейки, нумерованные разным способом, в зависимости от версии самого приложения. В ранних версиях столбцы обозначались литерами, а строки цифрами и числами. В других релизах вся маркировка представлена исключительно в цифровом виде.

Для чего это нужно? Да, только для того, чтобы всегда можно было определить номер ячейки для задания определенной операции вычисления по типу того, как задаются координаты в двумерной системе для точки. Позднее будет понятно, как с ними работать.

Еще одна важная составляющая - строка формул - специальное поле, слева имеющее значок «f x ». Именно здесь задаются все операции. При этом сами математические действия обозначаются точно так же, как это принято в международной классификации (знак равенства «=», умножение «*» деление «/» и т.д.). Тригонометрические величины также соответствуют международным обозначениям (sin, cos, tg и т.д.). Но это самое простое. Операции посложнее придется осваивать именно с помощью справочной системы или конкретных примеров, поскольку некоторые формулы могут выглядеть достаточно специфично (экспоненциальные, логарифмические, тензорные, матричные и т.п.).

Сверху, как и в других офисных программах расположена главная панель и основные разделы меню с основными пунктами операций и кнопками быстрого доступа к той или иной функции.

и простейшие операции с ними

Рассмотрение вопроса о том, невозможно без ключевого понимания типов данных, вводимых в ячейках таблицы. Сразу отметим, что после прописывания какой-то информации можно нажать кнопку ввода, клавишу Esc или просто переместить прямоугольник из искомой ячейки в другую - данные сохранятся. Редактирование ячейки вызывается двойным кликом или нажатием клавиши F2, а по завершении ввода данных сохранение происходить исключительно при нажатии клавиши Enter.

Теперь несколько слов о том, что можно вводить в каждую ячейку. Меню формата вызывается правым кликом на активной ячейке. Слева имеется специальный столбец с указанием типа данных (общий, числовой, текстовый, процентный, дата и т.д.). Если выбирается общий формат, программа, грубо говоря, сама определяет, на что именно похоже введенное значение (например, если ввести 01/01/16, будет распознана дата 1 января 2016 года).

При вводе числа можно использовать и указание количества знаков после запятой (по умолчанию отображается один символ, хотя при вводе двух программа просто округляет видимое значение, хотя истинное не меняется).

При использовании, скажем, текстового типа данных, что бы пользователь ни ввел, оно будет отображено именно в виде того, что набрано на клавиатуре, без изменений.

Вот что интересно: если навести курсор на выделенную ячейку, в правом нижнем углу появится крестик, потянув за который при зажатой левой кнопке мыши, можно скопировать данные в следующие за искомой ячейки по порядку. Но данные изменятся. Если взять тот же пример с датой, следующим значением будет указано 2 января и т.д. Такое копирование бывает полезно при задании одинаковой формулы для разных ячеек (иногда даже с перекрестными вычислениями).

Если говорить о формулах, для простейших операций можно использовать двойной подход. Например, для суммы ячеек A1 и B1, которая должна быть вычислена в ячейке C1, нужно поместить прямоугольник именно в поле C1 и задать вычисление по формуле «=A1+B1». Можно поступить иначе, задав равенство «=СУММ(A1:B1)» (такой метод больше применяется для больших промежутков между ячейками, хотя можно использовать и функцию автоматического суммирования, равно как и английскую версию команды суммы SUM).

Программа Excel: как работать с листами Excel

При работе с листами можно производить множество действий: добавлять листы, изменять их название, удалять ненужные и т.д. Но самое главное состоит в том, что любые ячейки, находящиеся на разных листах, могут быть взаимосвязаны определенными формулами (особенно когда вводятся большие массивы информации разного типа).

Как научиться работать в Excel самостоятельно в плане использования и вычислений? Здесь не все так просто. Как показывают отзывы пользователей, в свое время осваивавших этот табличный редактор, без посторонней помощи сделать это будет достаточно затруднительно. Нужно почитать хотя бы справочную систему самой программы. Простейшим способом является ввод в той же формуле ячеек путем их выделения (сделать это можно и на одном листе, и на разных. Опять же, если вводить сумму нескольких полей, можно прописать «=СУММ», а затем просто поочередно при зажатой клавише Ctrl выделять нужные ячейки. Но это самый примитивный пример.

Дополнительные возможности

Зато в программе можно не только создавать таблицы с различными типами данных. На их основе за пару секунд можно строить всевозможные графики и диаграммы задавая для автоматического построения либо выделенный диапазон ячеек, либо указывать его в ручном режиме при входе в соответствующее меню.

Кроме того, в программе имеется возможность использования специальных надстроек, исполняемых скриптов на основе Visual Basic. Можно вставлять любые объекты в виде графики, видео, аудио или чего-то еще. В общем, возможностей хватает. И здесь затронута всего лишь малая толика всего того, на что способна эта уникальная программа.

Да что говорить, она при правильном подходе может вычислять матрицы, решать всевозможные уравнения любой сложности, находить создавать базы данных и связывать их с другими приложениями вроде Microsoft Access и многое другое - всего просто не перечислишь.

Итог

Теперь, наверное, уже понятно, что вопрос о том, как научиться работать в Excel самостоятельно, не так-то и прост для рассмотрения. Конечно, если освоить базовые принципы работы в редакторе, задавать простейшие операции труда не составит. Отзывы пользователей свидетельствую о том, что научиться этому можно максимум за неделю. Но если потребуется использование более сложных вычислений, а тем более, работа с привязкой к базам данных, как бы кто этого ни хотел, без специальной литературы или курсов здесь просто не обойтись. Более того, весьма вероятно, придется подтянуть даже свои знания по алгебре и геометрии из школьного курса. Без этого о полноценном использовании табличного редактора можно даже не мечтать.

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL ДЛЯ ЧАЙНИКОВ. Пошагово

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Видео на тему: Excel для начинающих

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Видео на тему: ТОП 15 лучших трюков Excel

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

• Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.

• Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.

• Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» - «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» - «Ширина столбца» - вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 - количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+"=").

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+"=".

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

• Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.

• Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.

• Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.

• Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ В EXCEL: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

• Переходим на вкладку «Вставка» - инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).

• В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

КАК РАБОТАТЬ С ТАБЛИЦЕЙ В EXCEL

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» - «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

• Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
• При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.

• Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.

• Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+"=").

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть.

Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Во второй части цикла Excel 2010 для начинающих вы научитесь связывать ячейки таблиц математическими формулами, добавлять строки и столбцы к уже готовой таблице, узнаете о функции автозаполнения и многое другое.

Введение

В первой части цикла «Excel 2010 для начинающих» мы познакомились с самыми азами программы Excel, научившись в ней создавать обычные таблицы. Строго говоря, дело это нехитрое и конечно возможности этой программы намного шире.

Основное преимущество электронных таблиц состоит в том, что отдельные клетки с данными можно связать между собой математическими формулами. То есть при изменении значения одной из связанных между собой ячеек, данные других будут пересчитаны автоматически.

В этой части мы разберемся, какую же пользу могут принести такие возможности на примере уже созданной нами таблицы бюджетных расходов, для чего нам придется научиться составлять простые формулы. Так же мы познакомимся с функцией автозаполнения ячеек и узнаем, каким образом можно вставлять в таблицу дополнительные строки и столбцы, а так же объединять в ней ячейки.

Выполнение базовых арифметических операций

Помимо создания обычных таблиц, Excel можно использовать для выполнения в них арифметических операций, таких как: сложение, вычитание, умножение и деление.

Для выполнения расчетов в любой ячейке таблицы необходимо создать внутри нее простейшую формулу , которая всегда должна начинаться со знака равенства (=). Для указания математических операций внутри формулы используются обычные арифметические операторы:

Например, давайте представим, что нам необходимо сложить два числа - «12» и «7». Установите курсор мыши в любую ячейку и напечатайте следующее выражение: «=12+7». По окончании ввода нажмите клавишу «Enter» и в ячейке отобразится результат вычисления - «19».

Чтобы узнать, что же на самом деле содержит ячейка - формулу или число, - необходимо ее выделить и посмотреть на строку формул - область находящуюся сразу же над наименованиями столбцов. В нашем случае в ней как раз отображается формула, которую мы только что вводили.

После проведения всех операций, обратите внимание на результат деления чисел 12 на 7, который получился не целым (1,714286) и содержит довольно много цифр после запятой. В большинстве случаев такая точность не требуется, да и столь длинные числа будут только загромождать таблицу.

Чтобы это исправить, выделите ячейку с числом, у которого необходимо изменить количество десятичных знаков после запятой и на вкладке Главная в группе Число выберите команду Уменьшить разрядность . Каждое нажатие на эту кнопку убирает один знак.

Слева от команды Уменьшить разрядность находится кнопка, выполняющая обратную операцию - увеличивает число знаков после запятой для отображения более точных значений.

Составление формул

Теперь давайте вернемся к таблице бюджетных расходов, которую мы создавали в первой части этого цикла.

На данный момент в ней зафиксированы ежемесячные личные расходы по конкретным статьям. Например, можно узнать, сколько было истрачено в феврале на продукты питания или в марте на обслуживание автомобиля. А вот общие ежемесячные расходы здесь не указаны, хотя именно эти показатели для многих являются самыми важными. Давайте исправим эту ситуацию, добавив внизу таблицы строчку «Ежемесячные расходы» и рассчитаем ее значения.

Чтобы посчитать суммарный расход за январь в ячейке B7 можно написать следующее выражение: «=18250+5100+6250+2500+3300» и нажать Enter, после чего вы увидите результат вычисления. Это является примером применения простейшей формулы, составление которой ничем не отличается от вычислений на калькуляторе. Разве что знак равно ставится вначале выражения, а не в конце.

А теперь представьте, что при указании значений одной или нескольких статей расходов вы допустили ошибку. В этом случае, вам придется скорректировать не только данные в ячейках с указанием расходов, но и формулу вычисления суммарных трат. Конечно, это очень неудобно и поэтому в Excel при составлении формул часто используются не конкретные числовые значения, а адреса и диапазоны ячеек .

С учетом этого давайте изменим нашу формулу вычисления суммарных ежемесячных расходов.

В ячейку B7, введите знак равно (=) и… вместо того, чтобы вручную вбивать значение клетки B2, щелкните по ней левой кнопкой мыши. После этого вокруг ячейки появится пунктирная выделительная рамка, которая показывает, что ее значение попало в формулу. Теперь введите знак «+» и щелкните по ячейке B3. Далее проделайте тоже самое с ячейками B4, B5 и B6, а затем нажмите клавишу ВВОД (Enter), после чего появится то же значение суммы, что и в первом случае.

Выделите вновь ячейку B7 и посмотрите на строку формул. Видно, что вместо цифр - значений ячеек, в формуле содержатся их адреса. Это очень важный момент, так как мы только что построили формулу не из конкретных чисел, а из значений ячеек, которые могут со временем изменяться. Например, если теперь поменять сумму расходов на покупку вещей в январе, то весь ежемесячный суммарный расход будет пересчитан автоматически. Попробуйте.

Теперь давайте предположим, что просуммировать нужно не пять значений, как в нашем примере, а сто или двести. Как вы понимаете, использовать вышеописанный метод построения формул в таком случае очень неудобно. В этом случае лучше воспользоваться специальной кнопкой «Автосумма», которая позволяет вычислить сумму нескольких ячеек в пределах одного столбца или строки. В Excel можно считать не только суммы столбцов, но и строк, так что используем ее для вычисления, например, общих расходов на продукты питания за полгода.

Установите курсор на пустой клетке сбоку нужной строки (в нашем случае это H2). Затем нажмите кнопку Сумма на закладке Главная в группе Редактирование . Теперь, вернемся к таблице и посмотрим, что же произошло.

В выбранной нами ячейке появилась формула с интервалом ячеек, значения которых требуется просуммировать. При этом опять появилась пунктирная выделительная рамка. Только в этот раз она обрамляет не одну клетку, а весь диапазон ячеек, сумму которых требуется посчитать.

Теперь посмотрим на саму формулу. Как и раньше, вначале идет знак равенства, но на этот раз за ним следует функция «СУММ» - заранее определенная формула, которая выполнит сложение значений указанных ячеек. Сразу за функцией идут скобки расположенные вокруг адресов клеток, значения которых нужно просуммировать, называемые аргументом формулы . Обратите внимание, что в формуле не указаны все адреса суммируемых ячеек, а лишь первой и последней. Двоеточие между ними обозначает, что указан диапазон клеток от B2 до G2.

После нажатия Enter, в выбранной ячейке появится результат, но на этом возможности кнопки Сумма не заканчиваются. Щелкните на стрелочку рядом с ней и откроется список, содержащий функции для вычисления средних значений (Среднее), количества введенных данных (Число), максимальных (Максимум) и минимальных (Минимум) значений.

Итак, в нашей таблице мы посчитали общие траты за январь и суммарный расход на продукты питания за полгода. При этом сделали это двумя разными способами - сначала с использованием в формуле адресов ячеек, а затем, функции и диапазона. Теперь, самое время закончить расчеты для оставшихся ячеек, посчитав общие затраты по остальным месяцам и статьям расходов.

Автозаполнение

Для расчета оставшихся сумм воспользуемся одной замечательной особенностью программы Excel, которая заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными.

Иногда в Excel приходится вводить похожие однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Помните, в первой части этого цикла в шапке таблицы мы вводили название месяца в каждый столбец по отдельности? На самом деле, совершенно необязательно было вводить весь этот список вручную, так как приложение во многих случаях может сделать это за вас.

Давайте сотрем все названия месяцев в шапке нашей таблицы, кроме первого. Теперь выделите ячейку с надписью «Январь» и переместите указатель мыши в правый ее нижний угол, что бы он принял форму крестика, который называется маркером заполнения . Зажмите левую кнопку мыши и перетащите его вправо.

На экране появится всплывающая подсказка, которая сообщит вам то значение, которое программа собирается вставить в следующую клетку. В нашем случае это «Февраль». По мере перемещения маркера вниз она будет меняться на названия других месяцев, что поможет вам понять, где нужно остановиться. После того как кнопка будет отпущена, список заполнится автоматически.

Конечно, Excel не всегда верно «понимает», как нужно заполнить последующие клетки, так как последовательности могут быть довольно разнообразными. Представим себе, что нам необходимо заполнить строку четными числовыми значениями: 2, 4, 6, 8 и так далее. Если мы введем число «2» и попробуем переместить маркер автозаполнения вправо, то окажется, что программа предлагает, как в следующую, так и в другие ячейки вставить опять значение «2».

В этом случае, приложению необходимо предоставить несколько больше данных. Для этого в следующей ячейке справа введем цифру «4». Теперь выделим обе заполненные клетки и вновь переместим курсор в правый нижний угол области выделения, что бы он принял форму маркера выделения. Перемещая маркер вниз, мы видим, что теперь программа поняла нашу последовательность и показывает в подсказках нужные значения.

Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, что бы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.

Теперь давайте применим эту полезную возможность программы к нашей таблице, что бы ни вводить формулы вручную для оставшихся клеток. Сначала выделите ячейку с уже посчитанной суммой (B7).

Теперь «зацепите» курсором правый нижний угол квадратика и перетащите маркер вправо до ячейки G7. После того как вы отпустите клавишу, приложение само скопирует формулу в отмеченные ячейки, при этом автоматически изменив адреса клеток, содержащихся в выражении, подставив правильные значения.

При этом если маркер перемещать вправо, как в нашем случае, или вниз, то ячейки будут заполняться в порядке возрастания, а влево или вверх - в порядке убывания.

Существует так же способ заполнения ряда с помощью ленты. Воспользуемся им для вычисления сумм затрат по всем расходным статьям (столбец H).

Выделяем диапазон, который следует заполнить, начиная с ячейки с уже введенными данными. Затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажимаем кнопку Заполнить и выбираем направление заполнения.

Добавление строк, столбцов и объединение ячеек

Чтобы получить больше практики в составлении формул, давайте расширим нашу таблицу и заодно освоим несколько основных операций ее форматирования. Например, добавим к расходной части, статьи доходов, а затем проведем расчет возможных бюджетных накоплений.

Предположим, что доходная часть таблицы будет располагаться сверху над расходной. Для этого нам придется вставить несколько дополнительных строк. Как всегда, сделать это можно двумя путями: используя команды на ленте или в контекстном меню, что быстрее и проще.

Щелкните в любой ячейке второй строки правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Вставить… , а затем в окне - Добавить строку .

После вставки строки обратите внимание на тот факт, что по умолчанию она вставляется над выбранной строкой и имеет формат (цвет фона ячеек, настройки размера, цвета текста и т. д.) ряда располагающегося над ней.

Если нужно изменить форматирование, выбранное по умолчанию, сразу после вставки щелкните по кнопке Параметры добавления , которая автоматически отобразится рядом с правым нижним углом выбранной ячейки и выберите нужный вариант.

Аналогичным методом в таблицу можно вставлять столбцы, которые будут размещаться слева от выбранного и отдельные ячейки.

Кстати, если в итоге строка или столбец после вставки оказались на ненужном месте, их легко можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, принадлежащей удаляемому объекту и в открывшемся меню выберите команду Удалить . В завершении укажите, что именно необходимо удалить: строку, столбец или отдельную ячейку.

На ленте для операций добавления можно использовать кнопку Вставить , расположенную в группе Ячейки на закладке Главная , а для удаления, одноименную команду в той же группе.

В нашем случае нам необходимо вставить пять новых строк в верхнюю часть таблицы сразу после шапки. Для этого можно повторить операцию добавления несколько раз, а можно выполнив ее единожды использовать клавишу «F4», которая повторяет самую последнюю операцию.

В итоге после вставки пяти горизонтальных рядов в верхнюю часть таблицы, приводим ее к следующему виду:

Белые неформатированные ряды в таблице мы оставили специально, что бы отделить доходную, расходную и итоговую часть друг от друга, написав в них соответствующие заголовки. Но перед тем как это сделать, мы изучим еще одну операцию в Excel - объединение ячеек .

При объединении нескольких смежных ячеек образуется одна, которая может занимать сразу несколько столбцов или строк. При этом именем объединенной ячейки становится адрес верхней девой ячейки объединяемого диапазона. В любой момент вы можете снова разбить объединенную ячейку, а вот клетку, которая никогда не была объединена, разбить не удастся.

При объединении ячеек, сохраняются данные только верхней левой, данные же всех остальных объединяемых ячеек будут удалены. Помните это и сначала лучше производите объединение, а лишь потом вводите информацию.

Вернемся к нашей таблице. Для того, что бы написать заголовки в белых строчках нам понадобится лишь одна ячейка, в то время как сейчас они состоят из восьми. Давайте исправим это. Выделите все восемь ячеек второго ряда таблицы и на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкните на кнопку Объединить и поместить в центре .

После выполнения команды, все выделенные ячейки в строке объединятся в одну большую ячейку.

Рядом с кнопкой объединения расположена стрелочка, нажатие на которую вызовет меню с дополнительными командами, позволяющими: объединять ячейки без центрального выравнивания, объединять целые группы ячеек по горизонтали и вертикали, а так же отменить объединение.

После добавления заголовков, а так же заполнения строк: зарплата, бонусы и ежемесячные доходы, наша таблица стала выглядеть вот так:

Заключение

В заключении давайте рассчитаем последнюю строчку нашей таблицы, воспользовавшись полученными знаниями в этой статье, вычисления значений ячеек которой будут происходить по следующей формуле. В первом месяце баланс будет складываться из обычной разницы между доходом, полученным за месяц и общими расходами в нем. А вот во втором месяце мы к этой разнице приплюсуем баланс первого, так как мы ведем расчет именно накоплений. Расчёты для последующих месяцев будут выполняться по такой же схеме - к текущему ежемесячному балансу будут прибавляться накопления за предыдущий период.

Теперь переведем эти расчеты в формулы понятные Excel. Для января (ячейки B14) формула очень проста и будет выглядеть так: «=B5-B12». А вот для ячейки С14 (февраль) выражение можно записать двумя разными способами: «=(B5-B12)+(C5-C12)» или «=B14+C5-C12». В первом случае мы опять проводим расчет баланса предыдущего месяца и затем прибавляем к нему баланс текущего, а во втором в формулу включается уже рассчитанный результат по предыдущему месяцу. Конечно, использование второго варианта для построения формулы в нашем случае гораздо предпочтительнее. Ведь если следовать логике первого варианта, то в выражении для мартовского расчета будет фигурировать уже 6 адресов ячеек, в апреле - 8, в мае - 10 и так далее, а при использовании второго варианта их всегда будет три.

Для заполнения оставшихся ячеек с D14 по G14 применим возможность их автоматического заполнения, так же как мы это делали в случае с суммами.

Кстати, для проверки значения итоговых накоплений на июнь, находящегося в клетке G14, в ячейке H14 можно вывести разницу между общей суммой ежемесячных доходов (H5) и ежемесячных расходов (H12). Как вы понимаете, они должны быть равны.

Как видно из последних расчетов, в формулах можно использовать не только адреса смежных ячеек, но и любых других, вне зависимости от их расположения в документе или принадлежности к той или иной таблице. Более того вы вправе связывать ячейки находящиеся на разных листах документа и даже в разных книгах, но об этом мы уже поговорим в следующей публикации.

А вот и наша итоговая таблица с выполненными расчётами:

Теперь, при желании, вы уже самостоятельно сможете продолжать ее наполнение, вставляя как дополнительные статьи расходов или доходов (строки), так и добавляя новые месяцы (столбцы).

В следующем материале мы более подробно поговорим о функциях, разберемся с понятием относительных и абсолютных ссылок, обязательно освоим еще несколько полезных элементов редактирования таблиц и многое другое.

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel . Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T .

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор , которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или ). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен .

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab . Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

СУММ(D2:D8)

то она автоматически переделается в

Это значит, что диаграмма или , где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу , удалить дубликаты , а также преобразовать в обычный диапазон .

Однако самое интересное – это создание срезов .

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез , выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,